How to get organized? Dit zijn onze 3 ‘Get Organized Day’ tips

Timemanagement: dat is precies zo’n onderwerp waar de een dolenthousiast en een tikkeltje opgewonden van raakt (yes, mapjes maken!), en de ander met de handen in het haar schaamtevol de hulptroepen inschakelt (chaos!).

Niet getreurd. Want stel, je bent niet goed in het organiseren van je tijd en taken, dan is daar vaak een reden voor. Het interesseert je simpelweg niet zoveel of je weet niet waar je moet beginnen. Gelukkig, de redding is nabij: het is goed aan te leren welke tips je kan toepassen om toch het gevoel van controle (management) op je tijd en taken te krijgen. Hoe? Lees vooral verder en kom erachter hoe je jouw werkdag zonder stress kan afsluiten en je relaxed kan overstappen op een ontspannen avond.

TIP 1: GET IT DONE!

De Amerikaanse productiviteitsconsulent David Allen bedacht het ‘Getting Things Done Principle’. De stelregel bij dit principe is: ‘Kan het binnen 2 minuten? Doe het dan gelijk!’. Velen van ons zijn bekend met ad hoc taken die toch echt opgelost moeten worden. Hoe ga je hiermee om? Je maakt hier standaard een paar uur vrij voor (de maandag morgen leent zich hier vaak uitstekend voor), en je gaat deze taken achter elkaar afwerken. Zoals Allen beschrijft maak je daar een to do lijst van die je continu bijhoudt en lekker afvinkt wat je al gedaan hebt. Spoiler alert: dit geeft een heerlijk gevoel.

Bonustip: TRRRIINNNGGGG!!!!

Ben je gauw afgeleid? Dan is de taak waarschijnlijk niet uitdagend genoeg. Daag jezelf uit door een tijdslimiet op je taak te zetten. Dus zet een wekker en probeer zoveel mogelijk, of de gehele taak, binnen een aanzienlijk kortere tijd af te maken. Is het je gelukt? Kijk maar eens hoeveel je in een korte tijd gedaan kan krijgen!

TIP 2: NIET MOKKEN LEKKER BLOKKEN

Een paar uur vrij maken voor ad hoc zaken, valt in het straatje van de volgende heilige tip om je timemanagement op orde te krijgen: werk in blokken. En nee, een blokkenschema is nog niet concreet genoeg en ‘jaarrapportage afmaken’ is vaag. Dus stel jezelf een concreet doel: ‘aan het eind van de week wil ik de jaarrapportage afhebben en inleveren bij mijn leidinggevende’. Bekijk dan welke stappen je daar allemaal voor moet zetten. Waar begin je mee en hoe werk je  verder toe naar het eind? Zet die taken allemaal in het blok. Een blok werkt het prettigst als hij minimaal 2 uur en maximaal 4 uur duurt. Dan kom je er namelijk lekker in, maar zet je ook een eindtijd waarop het af moet zijn en je weer verder gaan met je volgende ‘thema’ blok.

Wist je dat dinsdag vaak de beste dag is om vergaderingen te houden? Vergaderingen vallen dan dus ook in een blok.

Misschien werk je al met een blokkenschema in je eigen agenda, heel goed, neem dit serieus en werk dit uit tot je het gevoel van controle op je weektaken hebt. Op internet zijn vele voorbeelden te vinden van soorten blokkenschema’s die bij jou kunnen passen. Denk bijvoorbeeld aan kleur, wat het gevoel van overzicht maar vooral herkenning kan geven (ah rood, dat moet wel belangrijk zijn!😉).

TIP 3: ZELFDE TIJD ZELFDE PLEK ANDERE DAG

Het nieuwe werken. En dan hebben we het natuurlijk over werk sinds de pandemie. Je werkt ineens in dezelfde ruimte waar je voorheen kwam om louter te ontspannen. Misschien hoef je slechts één stap uit je bed te zetten om aan het werk te gaan aan je bureau (die tegelijkertijd dient als eettafel en leestafel). De kans is groot dat je daar inmiddels redelijk aan gewend bent geraakt. Het is niet te ontkennen dat dit voor je timemanagement best voor wat verwarring kan zorgen. Bij Procam horen we veel dat trainees hierdoor vaak meer werken dan voorheen. Werk en privé heeft een vage scheidingslijn gekregen.

Mark Tigchelaar heeft een prachtig boek geschreven (Focus Aan/Uit) boordevol concrete tips die onder andere op dit gebied liggen. Een tip die daardoor ook in ons basispakket terecht is gekomen: ‘Werk op één plek’. Er is één plek in huis waar jij werkt. Daar doe je dan dus ook niks anders. Niet lunchen, geen films kijken, geen spelletjes. Het is misschien niet altijd mogelijk, daar zijn we ons van bewust. Maar het helpt je erg om zélf een scheidingslijn te creëren door werk aan slechts één plek te koppelen. Voorheen was dat namelijk al zo: het kantoor. Het doet iets met je hersenen om ervoor te zorgen dat je dit apart houdt van elkaar. Dus werk op die ene hoek van je bureau en lunch op de andere hoek. Simpel, maar heel effectief.

De workshop Timemanagement die wij verzorgen heeft nog veel meer tips en tricks. Het is niet alleen lekker om je werk los te laten zodra je werkdag is afgelopen, maar ook heel belangrijk. Onderhuids kunnen er verschillende thema’s een rol spelen zoals moeite met grenzen stellen, een te groot verantwoordelijkheidsgevoel, of perfectionisme. Binnen onze CareerCraft Academy besteden we daar uitgebreid aandacht aan om onze trainees zo goed mogelijk te begeleiden en hen in hun kracht te zetten. Je geeft namelijk ruimte aan wie je nog meer bent naast die goede werknemer, en ja, diegene mag er ook zijn!

Meer van dit soort handige tips en tricks? Onze CareerCraft Academy zit vol met workshops die jou helpen in de start van jouw carrière. Op zoek naar een IT traineeship waarin je de beste (en meest succesvolle) versie van jezelf wordt? Meld je aan voor een vrijblijvend assessment op www.procam.nl/assesment

Get in touch!
BIJ PROCAM...
  • Kies jij zelf je IT baan bij één van onze opdrachtgevers.
  • Volg jij trainingen die het beste in jou naar boven halen.
  • Krijg jij persoonlijke begeleiding van jouw eigen coach.
  • Ontwikkel jij jezelf als veelzijdige professional.
  • Volg jij je trainingen met een vaste groep trainees.
  • Word jij onderdeel van de bruisende Procam community.