Hoe krijg ik meer focus en laat ik me minder afleiden?

We vierden deze week 75 jaar vrijheid. En daarbij werd de link opvallend vaak gelegd met de huidige tijd, waarin onze vrijheid momenteel ook beperkt is, net als toen. Deze keer niet vanwege de oorlog, maar vanwege het coronavirus. We blijven allemaal zoveel mogelijk thuis. Geen Koningsdag maar Woningsdag, geen festivals maar online samenkomen, niet werken op kantoor maar werken vanuit huis.

Verplicht thuis

Dat thuiswerken heeft voordelen. Geen reistijd, meer tijd voor je hobby’s, tijd om te sporten en gezond te koken en meer quality time met je partner of huisgenoten. Maar thuiswerken heeft ook nadelen. Veel minder contact met collega’s, eenzaamheid en de meest gehoorde klacht: “Het lukt me niet om mij te concentreren op mijn werk en gemotiveerd aan het werk te blijven.” Waar sommigen zich juist beter kunnen focussen en dus productiever zijn thuis, hoor ik ook van heel veel Procammers dat ze zich juist niet kunnen concentreren op hun werk en zich makkelijk laten afleiden.

Wat is het geheim?

Hoe komt het dat sommige werknemers zich heel goed kunnen focussen en anderen minder? Hoe kan je ervoor zorgen dat je je minder laat afleiden? Hoe kan je je concentreren op je werk om zo lekker productief bezig te zijn? Om hier antwoorden op te vinden, las ik afgelopen weekend het populaire boek van Mark Tichelaar Focus Aan/Uit (2019). In zijn boek beschrijft Mark hoe je grip op je focus kan krijgen, zodat je meer gedaan krijgt. Hij legt uit wat de 4 concentratielekken zijn en geeft tips hoe je daarmee om kan gaan:

“Concentratie lekt weg op vier manieren, maar hier kun je iets tegen doen.”

Concentratielek 1: Te weinig prikkels

Jouw prefrontale cotrex is jouw denkbrein. En jouw denkbrein wordt graag 100% gebruikt. Als de taak waar je mee bezig bent te simpel is, dan gaat je denkbrein op zoek naar andere prikkels en ben je vatbaar om afgeleid te worden.

Noradrenaline, de neurotransmitter in ons hoofd, zorgt dat we aandacht hebben voor dat wat we aan het doen zijn. Het noradrenalineniveau is afhankelijk van de complexiteit van de taak. Is het noradrenalineniveau te laag, dan laat je je afleiden, is het niveau te hoog, dan krijg je stress.

Conclusie: als je je makkelijk laat afleiden, kan het zijn dat je taak te eenvoudig is voor je denkbrein en je noradrenalineniveau te laag is. De oplossing is om je taak uitdagender te maken. Dit kan je bijvoorbeeld doen door de taak sneller uit te voeren of te gaan multitasken, bijvoorbeeld de taak te doen terwijl je ook muziek aan het luisteren bent.

N.B.: Multitasken betekent dat je een taak op de automatische piloot erbij kan doen. Dat kan helpen je focus te vergoten. Dit is niet hetzelfde als switchtasken (het wisselen van taken), waarbij de andere taak ook bewuste aandacht vraagt. Bij switchtasken maak je meer fouten en kost de taak 4 tot 10 keer zoveel tijd.

“Hoe slimmer je bent, hoe sneller je afgeleid zult zijn.”

Concentratielek 2: Te veel interne prikkels

Dat switchtasken slecht is voor je concentratie heeft ermee te maken dat als je wisselt met een taak, er in je denkbrein altijd een aandachtsresidu bij de vorige taak blijft hangen, waardoor je je niet volledig kan focussen op de nieuwe taak. “Als je wisselt van taken ben je af”, aldus Mark. En hoe complexer de taak was, hoe langer die in ons hoofd blijft hangen als we ermee gestopt zijn. Het advies is dan ook: minimaliseer taakwisselingen! Bij denkwerk is serieel werken sneller dan parallel werken. Bepaal aan het begin van de dag wat je drie belangrijkste doelen zijn en doe die als eerste. Rond taken zo snel mogelijk af en begin niet aan een taak als je geen ruimte hebt om de taak af te handelen.

Een mens heeft circa 50.000 gedachten per dag. Hoe zorgen we ervoor dat we niet blijven malen? Als er taken door je hoofd schieten die je nog moet doen: schrijf ze op in een opschrijfsysteem. (Dat is ook het devies van de bekende David Allen van het boek Getting Things Done.) Op het papier is uit je hoofd. Als je piekert, gun jezelf dan een piekerkwartier, waarin je weer je gedachten opschrijft. Daarnaast kunnen checklists en routines helpen om meer denkcapaciteit over te houden.

“Zet je gedachten op papier, dan gaan ze uit je hoofd.”

Concentratielek 3: Te weinig brandstof

Productiviteit is niet rechtlijnig verbonden met het aantal uur dat we aan iets besteden. Er is een tipping point. Op een gegeven moment zorgt het maken van meer uren voor een verlaagde productiviteit. Dit heeft te maken met de eerder beschreven noradrenaline die je aandacht richt én met het stofje acetylcholine die afleidende prikkels blokkeert. Als je te lang doorwerkt, teer je in op je reserves. En daarom zijn pauzes zo belangrijk! De tijd die je met een pauze verliest is minder dan het productiviteitsverlies als je doorwerkt.

De pomodoro pauze techniek (vernoemd naar een wekker in de vorm van een tomaat) zweert erbij om na elke 25 minuten werken een paar minuten pauze te nemen. Bij complexe taken is het advies om na 90 minuten 15 minuten pauze te nemen. Het beste is als je tijdens je pauzes geen nieuwe informatie opneemt, dus ga niet op je telefoon scrollen of facebook bekijken, maar doe even helemaal niks. Dat is niet makkelijk, want 1 op de 8 mensen schijnt verslaafd te zijn aan zijn/haar telefoon! Relaxed bewegen tijdens een pauze, zoals wandelen is perfect.

Neem dus voldoende pauzes om productief te kunnen blijven en werk niet structureel over, want dat is alleen maar nadelig voor de productiviteit! In Scandinavië zijn er bedrijven die van 8 uur naar 6 uur werken per dag zijn overgestapt en daarmee is de productivitiet niet gedaald, mensen werken efficiënter en melden zich minder vaak ziek!

“De tijd die je verliest met een pauze is kleiner dan het productiviteitsverlies als je doorgaat.”

Concentratielek 4: Te veel externe prikkels

Picasso zei ooit: “Without great solitude no serious work is possible.” En dat ondertreept Mark Tigchelaar in zijn boek. Als je complexe taken moet uitvoeren is het belangrijk om te focussen en dus om niet onderbroken te worden. Hij geeft de tip om met elkaar af te spreken via welk kanaal urgente berichten worden gestuurd en om voor de rest alle notificaties (van de diverse apps op je telefoon) uit te zetten. Ook adviseert hij om je werk te plannen: als je weet dat je een dagdeel veel onderbrekingen zult hebben, plan dan simpele taken in. Als je je een dagdeel kunt terugtrekken, doe dan op dat moment de complexe taken waar echte focus voor nodig is.

Hij beschrijft dat in kantoortuinen vaak meer afleiding is. Als een collega naast jou aan het praten is, kan jouw productiviteit wel 60% dalen! Maak dus bespreekbaar welke afspraken jullie willen naleven in de kantoortuin, zorg voor stilteblokken en stilteruimtes of koop een noise cancelling koptelefoon om je te kunnen afsluiten!

Het voordeel van het verplicht thuiswerken door de coronamaatregelen is dat we nu weinig last hebben van concentratielek 4. (Tenzij je midden in de woonkamer in een druk huishouden je bureau hebt staan natuurlijk..) Thuiswerken helpt veel mensen om ongestoord op complexe taken te kunnen focussen.

“Without great solitude no serious work is possible.” – Pablo Picasso

Tips op een rijtje

Welke tips halen we o.a. uit dit boek?

  • Laat je je makkelijk afleiden: wellicht is je taak te simpel voor je denkbrein: bedenk hoe je je taak prikkelender kan maken om je concentratie erbij te houden.
  • Doe zoveel mogelijk taken en projecten ná elkaar in plaats van tegelijk. Rond taken mogelijk af en begin niet aan een taak als je geen ruimte hebt om de taak af te handelen.
  • Als je veel gedachten hebt die in je hoofd malen: schrijf ze op! Maak een takenlijst aan de hand van een systeem en schrijf overige gedachten op tijdens je piekerkwartier. Als je dit doet voor het slapen gaan, helpt het je vaak om beter in slaap te komen!
  • Neem voldoende pauzes, waarbij je tijdens de pauze geen informatie opneemt. En werk niet té lang door, want dan ben je de dag daarna minder productief!
  • Zet je notificaties uit en gebruik blocking apps (zoals StayFocused, WasteNoTime, ColdTurkeyBlocker).
Meld je aan
BIJ PROCAM...
  • Kies jij zelf je IT baan bij één van onze opdrachtgevers.
  • Volg jij trainingen die het beste in jou naar boven halen.
  • Krijg jij persoonlijke begeleiding van jouw eigen coach.
  • Ontwikkel jij jezelf als veelzijdige professional.
  • Volg jij je trainingen met een vaste groep trainees.
  • Word jij onderdeel van de bruisende Procam community.